расчеты с подотчетниками

[Taido]

Добрый день. Порграмма УСНО-2006. Произвожу закупку МПЗ (не ОС) через учет покупок. Оплата авансовым отчетом (наличными с тов-кассовым чеками). Сначала сотрудник покупает, потом выдаем деньги по авансовому. На каждого контрагента (при необходимости и на вид расходов) завожу документ. Через оприходование ввожу имущество (если можно подскажите что является датой оприходование при наличных расчетах - дата чека?), потом ввожу оплату через АО. Формируются операции. Через "Печать" вывожу АО за ПЕРИОД с указанием данных о перерасходе. Сформировала девять АО. По первым пяти хочу выдать деньги. Через КАССА-РАсход выдаю общую сумму. Печатаю авансовы отчет № 6 с указанием перерасхода, а в нем не учитывается, что сотруднику по первым пяти АО уже деньги выданы... так перерасход дальше и считает. Видимо я неправильно что-то делаю. Подскажите, пожалуйста.
Спасибо.

[Алексей К.]

Ответ: расчеты с подотчетниками

подскажите что является датой оприходование при наличных расчетах - дата чека?

Дата признания (утверждения) авансового отчета.

В отношении остальных вопросов цитирую инструкцию к программе:

По умолчанию, период для авансового отчета – это дата оплаты из того счета-фактуры, из которой вызывается авансовый отчет. Если в счете - фактуре несколько оплат, то период с (первая дата оплаты) по (последняя дата оплаты).

Период можно расширить. В этом случае автоматически будут просмотрены все счета-фактуры за указанный период и отобраны те из них, в которых оплата была произведена данным подотчетным лицом. На основании отобранных документов будет сформирован один авансовый отчет. В авансовый отчет в поле Дата попадает последняя дата выбранного периода.

Остаток и перерасход по каждому подотчетному лицу рассчитывается автоматически. Так же автоматически происходит поиск выданной под отчет или возмещенной по данным авансового отчета суммы. Поиск осуществляется по данным из ввода остатков и операциям, сформированным в Учете покупок.



Автоматическое заполнение осуществляется на основании данных по расчетам с данным подотчетным лицом. Остаток рассчитывается на первую дату выбранного периода. Остаток рассчитывается по следующей формуле:

Сумма = Сумма из ввода остатков «Задолженность подотчетного лица» + Сумма операций «Выдано под отчет» (из функции «Касса») - (Сумма из ввода остатков «Задолженность подотчетному лицу» - Сумма операций «Авансовый отчет»).



1. Если сумма < 0, то она прописывается в ячейку «Перерасход»

2. Если сумма > 0, - то в ячейку «Остаток»

[Olegova]

Ответ: расчеты с подотчетниками

У нас тоже проблема с АО. Программа Предприятие 2007. Через учет покупок приходуем товар, в закладке оплата ставим оплату через подотчетное лицо. Пробую распечатать АО: лицевая сторона заполнена правильно, а на обратной стороне - пусто.
Пробовала вводить кв.к п/о отдельной строкой, чтобы видеть № п/о и дату, но обратная сторона АО все равно пустая.
Что не так?

[Алексей К.]

Ответ: расчеты с подотчетниками

Дата оприходования проставлена? Если да, эта дата оприходования попадает в период, за который печатаете авансовый отчет?

[Olegova]

Ответ: расчеты с подотчетниками

Проверила. И дата оприходования стоит, и проводки отразились в журнале операций правильно. А оборотная сторона АО пуста.
И где отражается № приходного ордера? Ведь именно по нему отчитывается подотчетник. Я правильно понимаю?

[Алексей К.]

Ответ: расчеты с подотчетниками

Проверил в Предприятии - нормально все. У Вас какая программа?

[Taido]

Ответ: расчеты с подотчетниками

В отношении остальных вопросов цитирую инструкцию к программе:

Замечательно, Алексей. Только непонятно к какой программе вы инструкцию цитируете? Особенно аппелируя к с/ф? Еще раз перечитала инструкцию в УСНО-2006... нет там такого.

Вы мне разъяснили ситуацию, когда сначала выдаются деньги, а потом сотрудник отчитывается за расходованные деньги. Спасибо. Но у нас обратная ситуация. Он сначала тратит СВОИ деньги, а потом мы их ему возмещаем в соответствии с авансовым отчетом. Как в этой ситуации рассчитывается перерасход? В учете покупок у меня так и остается оплата авансовым отчетом? Я возместила сотруднику деньги тогда, когда они появились в кассе организации. Одним расходником на большую сумму сразу за несколько авансовых отчетов. Так можно?

[Елена Новикова]

Ответ: расчеты с подотчетниками

Сформировала девять АО. По первым пяти хочу выдать деньги. Через КАССА-РАсход выдаю общую сумму. Печатаю авансовы отчет № 6 с указанием перерасхода, а в нем не учитывается, что сотруднику по первым пяти АО уже деньги выданы... так перерасход дальше и считает. Видимо я неправильно что-то делаю. Подскажите, пожалуйста.
Спасибо.

Уточните, дата выдачи денег по первым пяти АО и дата АО№6 совпадают?

P.S. Алексея зря ругаете, он Вам просто предложил почитать инструкцию, там указан порядок заполнения всех полей АО.

[Елена Новикова]

Ответ: расчеты с подотчетниками

Проверила. И дата оприходования стоит, и проводки отразились в журнале операций правильно. А оборотная сторона АО пуста.

Не может быть такого, что у Вас дата оплаты и дата оприходования в этом счете-фактуре не совпадают? Проверьте период формирования АО. Еще можно попробовать сделать перерасчет в данном конкретном с-ф и переформировать АО. Если и после этого ничего не заполнится, присылайте архив, посмотрим в чем дело.

И где отражается № приходного ордера? Ведь именно по нему отчитывается подотчетник. Я правильно понимаю?

№ приходного ордера в программе автоматически не проставляется, его нужно заполнить в предварительной форме.
Подотчетник отчитывается по товарным чекам, ПО формирует бухгалтерия.

[Taido]

Ответ: расчеты с подотчетниками

[QUOTE=Елена Н.]Уточните, дата выдачи денег по первым пяти АО и дата АО№6 совпадают?
P.S. Алексея зря ругаете, он Вам просто предложил почитать инструкцию, там указан порядок заполнения всех полей АО.[QUOTE]

Нет. Расходник на первые пять АО от 05.10.06, а АО№6 от 12.10.06.

А Алексея я вовсе не ругаю. Не вижу смысла - ведь вы же нам помогаете. Инструкцию я перечитывала много раз. С авансовыми в принципе все получается. Вот только с перерасходом не идет.

[Olegova]

Ответ: расчеты с подотчетниками

Сегодня попробовала еще раз.
Товар поставщики привезли сами, приходую товар в магазин по ф-ре от 11.01.07, формируются проводки: 41.2-60.2 и 41.2-42.
31.01.07 подотчетник сдает АО, где по квитанции к п/о данная ф-ра оплачена 22.01.07.
В учете покупок захожу в верхней части экрана в данную ф-ру и в закладке оплата внизу экрана ввожу оплату по АО данного подотчетника 22.01.07. (А может надо 31.01.07, но тогда будут расхождения с актами сверок поставщиков????) Формируется проводка 60.2-71.2
Вроде все правильно?
Распечатываю АО:
На оборотной стороне вижу оплаты, но в гр.2 и 3 стоят дата и № с/ф, а не п/о или чека, подтверждающего факт оплаты и суммы разносятся по каждой позиции из ф-ры, а не общей суммой п/о. Ведь платим-то общей суммой по всей ф-ре, а не за каждую позицию отдельно?
И еще:
По контрагенту на 01.01.07 была переплата 5470,00.
При оприходовании в январе ф-ры, автоматически формируются проводки: 41.2-60.2 = 10990,00 - Оприходован товар
60.2-60.2 = 5470,00 - Взаимозачет
При вводе оплаты по АО по п/о оставшейся суммы формируется проводка:
60.2-71.2 = 5520.00
А в самом АО на оборотной стороне в гр.2 и 3 так же стоят дата и № с/ф, а не п/о; в гр.4 - наименование товара, в скобках контрагент, вместо НАИМЕНОВАНИЯ ДОКУМЕНТА(расхода); в гр. 5 и 7 полная сумма по ф-ре, а не частичная оплата по п/о; в гр.9 - дебет счета 41.2, а не 60.2.
Т.е. на оборотной стороне АО распечатывается на какую сумму и куда приходуется товар, а должно быть сколько денег и на что потратил подотчетник.
Я правильно понимаю или нет??? Я уже замучилась, у нас за все расплачиваются подотчетники, а я никак не могу с этим разобраться.
Помогите, пожалуйста!!!

[Елена Новикова]

Ответ: расчеты с подотчетниками

На оборотной стороне вижу оплаты, но в гр.2 и 3 стоят дата и № с/ф, а не п/о или чека, подтверждающего факт!!!

Проблема понятна, постараемся что-нибудь придумать. Пока в Вашем случае придется вручную проставить № чека, данные о документе попадают в АО из верхней части формы Учет покупок (в Вашем случае там стоят дата и номер с-ф). Не очень понятно почему нужно проводить оплату счетов-фактур через подотчетников, описанная ситуация напоминает просто наличные расчеты между юр.лицами.

оплаты и суммы разносятся по каждой позиции из ф-ры, а не общей суммой п/о. Ведь платим-то общей суммой по всей ф-ре, а не за каждую позицию отдельно?

В программе происходит автоматический расчет сальдо по данному контрагенту с учетом всех остатков по счетам 60,62 и 76 и на основании полученных данных формируются проводки. Если Вам не нужна проводка на взаимозачет, организуйте учет в разрезе отдельных договоров (счетов).
Для этого в справочнике Контрагенты делаете папку, у которой название = названию контрагенту и внутрь вкладываете наименования - Контрагент/ Договор.

в гр.4 - наименование товара, в скобках контрагент, вместо НАИМЕНОВАНИЯ ДОКУМЕНТА(расхода)

А Вы что там хотите увидеть? Фразу "по чеку"?
В настоящее время, в этой графе указывается именно Расход, сведения о документе попадают в гр. 2 и 3.

Т.е. на оборотной стороне АО распечатывается на какую сумму и куда приходуется товар, а должно быть сколько денег и на что потратил подотчетник.

Информация о том, на что потратил деньги подотчетник содержатся именно в закладке Оприходование или есть другие идеи откуда ее взять?

[Olegova]

Ответ: расчеты с подотчетниками

У нас поставщики с основном ПБОЮЛ и р/счета есть не у всех. К тому же многие торгуют только за наличные. Приходится подстраиваться под них.

В АО думаю, должна быть след.информация:№ п/п; дата чека или п/о; № п/о (если чек - б/н); Наименование контрагента и №,дата оплаченной с/ф-ры(из верхней таблицы учета покупок); сумма(из нижней таблицы, закладка оплата, по этому АО); дебет счета 60.2;60.7;76...
Т.Е.: КОГДА? ПО КАКОМУ ДОКУМЕНТУ? КОМУ,ЗА КАКОЙ ДОКУМЕНТ? СКОЛЬКО?
Это же отчет подотчетника, хоть и бух. его формирует, а подотчетник может и не знать за какой именно товар он платит, но за какую фактуру знает всегда.
Тогда и в актах сверки с контрагентами будет видно каким приходником какая фактура и когда была оплачена. А так № приходника не виден нигде, а ведь в нем есть строчка Основание: за сч/ф-ру №... от...

А взаимозачет увеличил сумму расходов подотчетника по данному АО и получилось, что предприятие должно подотчетнику сумму переплаченную раньше контрагенту!!! Двойная оплата???

Сижу, правлю все вручную...
Программа нравится, хочется, чтобы была еще лучше.

[Елена Новикова]

Ответ: расчеты с подотчетниками

По поводу взаимозачетов я Вам уже написала. Остальные пожелания постараемся учесть.

[Taido]

Ответ: расчеты с подотчетниками

Ну объясните же в чем дело! Никак не получается
Деньги у меня человек расходовал с августа. А в кассе деньги появились только в октябре. Я сформировала авансовые отчеты (все графы заполняются, всё прописывается - проблем нет). Одним расходником в начале октября возмещаю сотруднику расход по шести АО (одной суммой). Седьмой АО формирую в конце октября. Если исходить из инструкции, то программа должны была сверить оплату из учета покупок по контрагенту (сотруднику) и выдачу по нему же в кассе и тогда проставить в графу перерасход сумму. Выходит, что не сравнивает! Ровно ту сумму, которую я ему выдала началом октября по РКО ставит в седьмой АО в перерасход. Как так? Я не ас в бухгалтерии. Приходится одновременно вести учет и учиться. Се ля ви. Помогите, пожалуйста.