Авансовые отчеты

[Vladimir]

Программа УСНО 2009.
Есть неопределенность в алгоритме работы с авансовыми отчетами по новой схеме. Не устраивает вот что - для того, чтобы операции из учета покупок попали в один авансовый отчет у них в оплате должны совпасть три параметра: дата, номер АО и ФИО подотчетного лица. Но дело в том, что при УСНО используется кассовый метод - признание расходов в момент оплаты, а в новой схеме этот момент не учтен. Раньше можно было задавать диапазон дат и программа группировала все операции, где совпадали ФИО подотчетного лица в один АО. Например:

03.06.09 работник Иванов приобрел канцтовары на сумму 200 руб.
08.06.09 то же работник приобрел хозтоваров на сумму 800 руб.

Операции заводятся в Учете покупок двумя разными строками, т.к. даты приобретения разные.
Я хочу отразить эти две покупки в одном АО, чтобы этого добиться я должен во вкладке Оплата у обеих операций поставить дату формирования АО, например 08.06.09, но тогда в журнале операций будут сформированы проводки об оплате на дату 08.06.09, а ведь расход в сумме 200 руб. я понес 03.06.09 и именно этой датой он должен попадать и в журнал операций, и в книгу ДиР.
Вот такая проблема образовалась и пока не вижу пути ее решения иначе, чем в форму АО вернуть пользователю возможность задавать диапазон дат при формировании АО, либо вообще группировать операции в один АО только по двум параметрам - номер АО и ФИО подотчетного лица.

[Алексей К.]

Vladimir, на мой взгляд нельзя ставить в расход 03.06.09, так как в эту дату лишь потратилось подотчетное лицо, но сам авансовый отчет не утвержден. Для признания расхода необходима его экономическая обоснованность, которую определяет руководитель и бухгалтер, таким образом не правильно относить на расход то, что не утверждено.
Основанием расхода будет утвержденный авансовый отчет с приложенному к нему документами о прозведенных расходах.

[Vladimir]

Алексей, то что Вы описали выше применимо в случае признания расходов при методе начисления (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ), для упрощенцев же, применяющих кассовый метод, расходы признаются после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Если в чеке стоит дата оплаты 03.06.09 и работник потратил не свои деньги, а деньги организации, то это уже есть понесенный организацией расход, ИМХО. Мы ведь про УСН говорим. А если все-таки группировать операции в один АО только по номеру АО и ФИО подотчетного лица, без учета даты оплаты? Есть какие-то трудности так сделать? Либо выбирать диапазон дат, как было в прошлых версиях.

[Алексей К.]

НК РФ сначала определяет, ЧТО может быть расходом (в номера статей не лезу, время счяс поджимает, но смогу сослаться, если потребуется). Расходом признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты... Как-то так.
Потом уже НК РФ говорит о том, КОГДА такой расход может быть признан. Именно на этот вопрос, а не на первый, отвечает метод начисления.
Если сотрудник сделал покупку, то это еще не значит, что организация понесла расход. Ведь сотрудник мог купить что-то такое, что не относится к расходам. Все это (экономическая обоснованность) определяется руководством в момент утверждения авансового отчета. Авансовый отчет есть тот документ, который окончательно закрепляет и документальное оформление.
Не может быть сначала ответ на вопрос "когда", а потом "а действительно ли это расход для целей налогообложения".
В этой части у меня нет сомнений в однозначности позиции. Посмотрите комментарии по правовым базам.
Если останется пожелание сделать как было - подумаем, что можно сделать. Но рекомендую расход оформлять вместе с АО.

[Vladimir]

То есть использовать АО, а не товарные чеки в качестве первичных документов? А мой бухгалтер приводит следующие аргументы: Согласно пункту 1 статьи 252, подпункту 5 пункта 1 статьи 254, подпункту 5 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации, при определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на материальные расходы, то есть экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При применении упрощенной системы налогообложения документами, подтверждающими расходы налогоплательщика, являются Книга расходов и доходов и первичные документы (расходно-кассовые ордера, чеки, квитанции), включенные в нее.
Из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации, утвержденного Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 N 88, авансовый отчет не указан в качестве кассового документа.
Таким образом, авансовый отчет не относится к числу кассовых документов и является документом бухгалтерского учета, от ведения которого налогоплательщики УСН освобождены, а свои расходы предприятия, применяющие упрощенную систему налогообложения, подтверждают в целях налогового учета по правилам, установленным Налоговым кодексом Российской Федерации. И переубедить не получается. Мне кажется, нужно сделать такой вариант, который бы позволял делать и так, и иначе - кому как кажется правильнее. Здесь имеет место очередная спорная ситуация в законодательстве, поэтому разумно было бы дать возможность пользователю самому принимать решение.

[Алексей К.]

И переубедить не получается.

А в чем переубеждать то? Перечисленные аргументы никак не связаны с правом организации принять расход в момент оплаты их подотчетным лицом. Покупка за наличные может быть в двух вариантах. Через подотчетное лицо или путем наличных расчетов между организациями без участи подотчетного лица.
В последнем случае ФИО подотчетника не фигурирует, покупатель дает деньги своему сотруднику и тот везет их в кассу продавца, документы все оформляются на организацию, авансовые отчеты не составляются.
А в первом (нашем) случае есть только кассовый и товарный чек, этот документ ни как не связан с организацией которая покупает. Ну как Вы можете оформить расход по документу, на котором не указано никакой связи с организацией? Эдак можно в расходы относить все домашние покупки...
И только когда эти расходы прошли через авансовый отчет, вот только тогда ясно, что полномочные лица организации признали расход экономически обоснованным. У подотчетного лица таких полномочий нет. А могут и не признать... В вашем случае что тогда оформлять?
Уверен, здесь даже спорности никакой и нет.
Ни по написанному еще раз:

Согласно пункту 1 статьи 252, подпункту 5 пункта 1 статьи 254, подпункту 5 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации, при определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на материальные расходы, то есть экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Ну а кто спорит...

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Подотчетное лице не имеет полномочий окончательно это определить. Он лишь предполает, что действует правильно, выполняет устное поручение.

(расходно-кассовые ордера, чеки, квитанции)

Не все подряд, а подпадающие под предыдущее условие, это определяется только на основании АО.

Из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации, утвержденного Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 N 88, авансовый отчет не указан в качестве кассового документа.

Таким образом, авансовый отчет не относится к числу кассовых документов и является документом бухгалтерского учета, от ведения которого налогоплательщики УСН освобождены, а свои расходы предприятия, применяющие упрощенную систему налогообложения, подтверждают в целях налогового учета по правилам, установленным Налоговым кодексом Российской Федерации.

Ну не пользуйтесь АО, но как Вы обоснуете связь между чеками и организацией?
Так если не нужен АО, то о чем мы тогда ведем речь?