Архивная компания на общем режиме налогообложения, руководствуясь Федеральным законом «Об архивном деле в российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 года в рамках Договора на оказание услуг по архивной обработке, оказала контрагенту на основании его заявки следующие комплексы услуг:
- услуги по архивной обработке и упорядочению документов по личному составу;
- услуги по отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение;
- погрузка, разгрузка, вывоз и конфиденциальное уничтожение выделенных документов на шредере.
Все услуги были оказаны в текущем году в полном объеме, собственными силами и средствами архивной компании. По факту оказания услуг обеими сторонами был подписан полный комплект первичных учетных документов для отражения данного факта хозяйственной деятельности в финансовом учете контрагента и архивной компании. Помимо этого, контрагенту был предоставлен акт о выделении дел на уничтожение с истекшими сроками хранения, в который вошли организационно- распорядительные, кадровые и бухгалтерские документы, а также акт о физическом уничтожении документов на шредере с указанием общего веса уничтоженных документов и времени измельчения.
По прошествии трех месяцев с момента оказания услуг, в архивную компанию поступило поручение ИФНС РФ об истребовании документов (информации) по сделке при проведении камеральной проверки контрагента, а именно:
Исходя из изложенного выше, и проанализировав всю практику камеральных проверок, компания сделала следующие выводы:
- запрос инспекции не имеет своей целью снять налоговые вычеты у контрагента архивной компании, так как сумма контракта не соответствует объемам и масштабам проводимой камеральной налоговой проверки контрагента.
- инспекцию заинтересовал не сам факт уничтожения бухгалтерских документов как таковых (такая возможность предусмотрена законом и документы по личному составу были обработаны), а содержащийся в них объем информации.
- инспекция, согласно запрашиваемой информации, пытается определить конечного/реального исполнителя услуги, имеет ли он соответствующие лицензии и квалифицированный персонал для выполнения услуг (штатные архивисты), есть ли у архивной компании на балансе основные средства для оказания услуг по архивной обработки документов (грузовой автотранспорт, шредерная установка для измельчения документов, архивные короба и т.д.).
Основная цель инспекции по данному запросу – выявление фактов, которые позволят признать договор в части уничтожения документов фиктивным (через судебные инстанции) с вытекающими последствиями для контрагента в части восстановления всех уничтоженных документов.
В данном случае, архивная компания подтвердила наличие необходимых ресурсов и компетентного персонала. В противном случае, с учетом проводимой в последнее время ИФНС РФ практики по расширению периода налоговой проверки до пяти – шести лет в случае подачи уточненных налоговых деклараций данным контрагентом, последнему грозила бы процедура восстановления уничтоженных документов. Далее, если контрагент не сможет оперативно сделать дубликаты уничтоженных документов, то ИФНС РФ имеет все основания для доначисления всех налогов с оборота компании.
Комментарии экспертов:
Данилова Анна, заместитель начальника отдела по методической работе ООО «Делис Альянс» («Делис Архив»)
Начиная с 2017 г. у архивных компаний в несколько раз увеличилось количество обращений от клиентов, которые планируют заказать услугу по отбору и уничтожению бухгалтерских документов с соблюдением требований законодательства. Это вызвано тем, что организации хотят обезопасить себя от возможных рисков, а также сократить затраты на организацию процесса хранения и использования потерявших актуальность документов. Принимая во внимания возможные последствия, при выборе архивной компании, рекомендуем заранее удостовериться о наличия у архивной компании необходимых ресурсов (шредер, автотранспорт), а также штатных архивистов с высшим профильным образованием, помимо этого будет не лишним запросить информацию по общей численностью персонала и количеству реализованных проектов. Обращаю внимание на то, что в соответствии с требованиями законодательства, юридическое лицо имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения только после проведения архивной обработки документов, а сам факт уничтожения должен быть подтвержден актом о выделении дел на уничтожение и актом о физическом уничтожении дел. Сам процесс измельчения документов должен осуществляться методом, не наносящим вреда окружающей среде.
Колозина Ольга Ведущий налоговый консультант Департамента налогового консалтинга Консалтинговая компания «Аудит Груп»
Исходя из своей практики, мы не сдали бы так однозначно утверждать, что запрос инспекции не имеет своей целью снять налоговые вычеты у контрагента архивной компании, т.к. независимо от масштабов и объёмов проверки, её цель в любом случае - проверить право компании на налоговые вычеты по расходам или НДС.
При этом по нашей статистике, большая часть налоговых доначислений, производимых налоговыми органами по результатам контрольных мероприятий, связаны с их претензиями в той или иной степени к контрагентам налогоплательщика.
Указанные претензии можно достаточно условно разделить на:
Что касается реальности сделок, наличия ресурсов у исполнителя – необходимое условие для опровержения налоговых претензий. На практике это означает, что, Инспекция, установив у исполнителя отсутствие трудовых ресурсов, собственного или арендованного имущества, в том числе оборудования, сделает вывод о том, что услуги, оказанные контрагентом, на самом деле не могли быть им оказаны. И, как следствие, признав сделку фиктивной, Инспекция откажет компании в вычетах, обвинив её в получении необоснованной налоговой выгоды.
Поэтому, принимая решение о выборе того или иного поставщика услуг или исполнителя работ, организация должна проявить разумную должную осмотрительность при его выборе
Вероника Аракелова, руководитель отдела бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing
Здесь я вижу две возможные причины такой ситуации:
Сейчас налоговые органы ужесточают требования к работе с поставщиками и более пристально следят за прозрачностью сделок. Работа с недобросовестными поставщиками грозит бизнесу такими проблемами, как отказ в возмещении НДС, в признании расходов для налога на прибыль или даже обвинение в получении необоснованной налоговой выгоды.
Поэтому желание ИФНС РФ проверить реальность сотрудничества может быть связано с необходимостью убедиться, что контрагент не является фирмой однодневкой, а заказчик не пытался занизить налоговую базу. Чтобы обезопасить себя и клиента от дополнительных проверок, мы очень внимательно отслеживаем весь документооборот с заказчиком и соблюдаем все законодательные нормы хранения и ликвидации документов. Таким образом, проверяющие органы не смогут усомниться в реальности сделки.
С другой стороны, налоговая запросила документы в ходе камеральной проверки. Вполне вероятно, что у компании-заказчика были проблемы с какими-либо бумагами и проверяющий орган опасался сокрытия важной информации под предлогом уничтожения документов. В этом случае аутсорсинговая компания вряд ли сможет повлиять на ситуацию.
Денис Авдюшин, Президент Национальной Ассоциации архивистов и делопроизводителей (НААР)
- услуги по архивной обработке и упорядочению документов по личному составу;
- услуги по отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение;
- погрузка, разгрузка, вывоз и конфиденциальное уничтожение выделенных документов на шредере.
Все услуги были оказаны в текущем году в полном объеме, собственными силами и средствами архивной компании. По факту оказания услуг обеими сторонами был подписан полный комплект первичных учетных документов для отражения данного факта хозяйственной деятельности в финансовом учете контрагента и архивной компании. Помимо этого, контрагенту был предоставлен акт о выделении дел на уничтожение с истекшими сроками хранения, в который вошли организационно- распорядительные, кадровые и бухгалтерские документы, а также акт о физическом уничтожении документов на шредере с указанием общего веса уничтоженных документов и времени измельчения.
По прошествии трех месяцев с момента оказания услуг, в архивную компанию поступило поручение ИФНС РФ об истребовании документов (информации) по сделке при проведении камеральной проверки контрагента, а именно:
- Развернутые оборотно-сальдовые ведомости по счетам: 01, 08, 10, 19, 41, 43, 60, 62, 68, 76
- Штатное расписание
- Должностные инструкции архивистов и документы, подтверждающие наличие у них квалификации достаточной для выполнения обозначенных в договоре работ.
- Товарные накладные
- Копия Договора с приложениями
- Товарно-транспортные накладные;
- Путевые листы грузового автомобиля
- Приказ о распределении обязанностей между руководством
- Акт о приемке оказанных услуг
- Акт о приемке товаров
- Счет – фактуру
- Копия акта о выделении дел на уничтожение
- Копия акта о физическом уничтожении документов на шредере
Исходя из изложенного выше, и проанализировав всю практику камеральных проверок, компания сделала следующие выводы:
- запрос инспекции не имеет своей целью снять налоговые вычеты у контрагента архивной компании, так как сумма контракта не соответствует объемам и масштабам проводимой камеральной налоговой проверки контрагента.
- инспекцию заинтересовал не сам факт уничтожения бухгалтерских документов как таковых (такая возможность предусмотрена законом и документы по личному составу были обработаны), а содержащийся в них объем информации.
- инспекция, согласно запрашиваемой информации, пытается определить конечного/реального исполнителя услуги, имеет ли он соответствующие лицензии и квалифицированный персонал для выполнения услуг (штатные архивисты), есть ли у архивной компании на балансе основные средства для оказания услуг по архивной обработки документов (грузовой автотранспорт, шредерная установка для измельчения документов, архивные короба и т.д.).
Основная цель инспекции по данному запросу – выявление фактов, которые позволят признать договор в части уничтожения документов фиктивным (через судебные инстанции) с вытекающими последствиями для контрагента в части восстановления всех уничтоженных документов.
В данном случае, архивная компания подтвердила наличие необходимых ресурсов и компетентного персонала. В противном случае, с учетом проводимой в последнее время ИФНС РФ практики по расширению периода налоговой проверки до пяти – шести лет в случае подачи уточненных налоговых деклараций данным контрагентом, последнему грозила бы процедура восстановления уничтоженных документов. Далее, если контрагент не сможет оперативно сделать дубликаты уничтоженных документов, то ИФНС РФ имеет все основания для доначисления всех налогов с оборота компании.
Комментарии экспертов:
Данилова Анна, заместитель начальника отдела по методической работе ООО «Делис Альянс» («Делис Архив»)
Начиная с 2017 г. у архивных компаний в несколько раз увеличилось количество обращений от клиентов, которые планируют заказать услугу по отбору и уничтожению бухгалтерских документов с соблюдением требований законодательства. Это вызвано тем, что организации хотят обезопасить себя от возможных рисков, а также сократить затраты на организацию процесса хранения и использования потерявших актуальность документов. Принимая во внимания возможные последствия, при выборе архивной компании, рекомендуем заранее удостовериться о наличия у архивной компании необходимых ресурсов (шредер, автотранспорт), а также штатных архивистов с высшим профильным образованием, помимо этого будет не лишним запросить информацию по общей численностью персонала и количеству реализованных проектов. Обращаю внимание на то, что в соответствии с требованиями законодательства, юридическое лицо имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения только после проведения архивной обработки документов, а сам факт уничтожения должен быть подтвержден актом о выделении дел на уничтожение и актом о физическом уничтожении дел. Сам процесс измельчения документов должен осуществляться методом, не наносящим вреда окружающей среде.
Колозина Ольга Ведущий налоговый консультант Департамента налогового консалтинга Консалтинговая компания «Аудит Груп»
Исходя из своей практики, мы не сдали бы так однозначно утверждать, что запрос инспекции не имеет своей целью снять налоговые вычеты у контрагента архивной компании, т.к. независимо от масштабов и объёмов проверки, её цель в любом случае - проверить право компании на налоговые вычеты по расходам или НДС.
При этом по нашей статистике, большая часть налоговых доначислений, производимых налоговыми органами по результатам контрольных мероприятий, связаны с их претензиями в той или иной степени к контрагентам налогоплательщика.
Указанные претензии можно достаточно условно разделить на:
- Связанные с реальностью, совершенных с ними сделок;
- связанные с должной осмотрительностью, проявленную налогоплательщиком в отношении недобросовестного контрагента;
- с наличием деловой разумности цели сделки.
Что касается реальности сделок, наличия ресурсов у исполнителя – необходимое условие для опровержения налоговых претензий. На практике это означает, что, Инспекция, установив у исполнителя отсутствие трудовых ресурсов, собственного или арендованного имущества, в том числе оборудования, сделает вывод о том, что услуги, оказанные контрагентом, на самом деле не могли быть им оказаны. И, как следствие, признав сделку фиктивной, Инспекция откажет компании в вычетах, обвинив её в получении необоснованной налоговой выгоды.
Поэтому, принимая решение о выборе того или иного поставщика услуг или исполнителя работ, организация должна проявить разумную должную осмотрительность при его выборе
Вероника Аракелова, руководитель отдела бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing
Здесь я вижу две возможные причины такой ситуации:
Сейчас налоговые органы ужесточают требования к работе с поставщиками и более пристально следят за прозрачностью сделок. Работа с недобросовестными поставщиками грозит бизнесу такими проблемами, как отказ в возмещении НДС, в признании расходов для налога на прибыль или даже обвинение в получении необоснованной налоговой выгоды.
Поэтому желание ИФНС РФ проверить реальность сотрудничества может быть связано с необходимостью убедиться, что контрагент не является фирмой однодневкой, а заказчик не пытался занизить налоговую базу. Чтобы обезопасить себя и клиента от дополнительных проверок, мы очень внимательно отслеживаем весь документооборот с заказчиком и соблюдаем все законодательные нормы хранения и ликвидации документов. Таким образом, проверяющие органы не смогут усомниться в реальности сделки.
С другой стороны, налоговая запросила документы в ходе камеральной проверки. Вполне вероятно, что у компании-заказчика были проблемы с какими-либо бумагами и проверяющий орган опасался сокрытия важной информации под предлогом уничтожения документов. В этом случае аутсорсинговая компания вряд ли сможет повлиять на ситуацию.
Денис Авдюшин, Президент Национальной Ассоциации архивистов и делопроизводителей (НААР)
