Планировщик задач

Прикольная ошибка в планировщике задач. (7707056547)

Для начала в архиве куча почти пустых задач со статусом "неясен". Они все одинаковые, но непонятно откуда.

В каждом вложено несколько картинок. И собственно ошибка - если попробовать открыть картинку (щелкнуть по ней), то будет пустая белая страница с текстом: "картинка не найдена". По кнопке "назад" в браузере из задачи вываливаемся ... Вернуться обратно в эту задачу - нет возможности.

А вообще непонятно, как вообще этот сервис использовать, да еще за такие деньги?

Есть небольшое предложение по модернизации. Многие сканеры умеют автоматически отправлять документы по мылу. Завести специальный ящик для входящих, и все документы будут попадать автоматически во входящие задачи. Таким образом можно обмениваться первичкой с бухгалтером, например, а по отслеживанию смотреть конкретные проводки, комментарии ...

ЗЫ: ну и вообще, есть разные цепочки обработки задач, документов ... в этом сервисе возможностей - ноль. В том же office365 можно создать очень гибкие рабочие процессы, прямо импортируя их из Visio ... а простые типа трезвенного - есть штатно.

Смотрю исправили Теперь непонятные задачи не появляются.

[Андрей М.]

Эта ошибка была, ее исправляли, видимо с очередным патчем снова внесли, но поправили. Сейчас Планировщик серьезно дорабатывается. Часть возможностей тестируется на одном аккаунте, и там возможности в разы шире текущей клиентской версии, в том числе именно там тестируются элементы CRM. Но в данном случае мы, в отличие от общепринятой в данном бизнесе практики, тестируем на себе, а не на клиентах типа бесплатно .

Это Вы правильно делаете.
Но идеальный вариант:
- закрытое внутреннее тестирование (основная цель проверка безопасности и целостности данных)
- открытое тестирование для желающих (открытая или закрытая группа)
- продакшен

Иногда после второго этапа он повторяется с устранением недостатков.

Сейчас планировщик - вообще непонятно что и зачем. А с учетом его платности, думаю, его мало кто использует. Может только "для галочки". Думаю, Вы это понимаете. Посмотрим на обновленный. Раз уже в "разы шире" то может быть будет что-то полезное и интегрированное со всеми остальными сервисами.

[Андрей М.]

Спасибо за предложение, но ко второму этапу мы будем переходить после:
1. Изменения дизайна
2. Интеграции модулей Планировщик и Торговля через общие справочники.
3. Создания "напоминалок" во всех модулях, которые на основе минимальных введенных данных будут создавать задачу.

У меня вопрос про это

"Есть небольшое предложение по модернизации. Многие сканеры умеют автоматически отправлять документы по мылу. Завести специальный ящик для входящих, и все документы будут попадать автоматически во входящие задачи. Таким образом можно обмениваться первичкой с бухгалтером, например, а по отслеживанию смотреть конкретные проводки, комментарии ..."

Может, я Вас неправильно понял, но я категорически не понимаю, чем принципиально полученный скан (ворд, эксел, пофиг) по электронной почте отличается от полученного по Почте России письма с распечатанным оригиналом этого же документа, если в итоге бухгалтеру во всех указанных случаях придется тупо и монотонно вбивать данные в бухгалтерию вручную.
То, что реализовано у нас (обмен сделками) - в разы функциональнее, удобнее и вообще круче (ни у кого такого нет, а если есть - то за огромные деньги индивидуальные решения).
Или я Вас в чем-то не понял?

Вы неправильно поняли.

1.
Да, Ваш обмен сделками - очень крутая вещь. Не пользовался, но очень внимательно изучил. И как понял, есть один серьезный недостаток - обменивающиеся должны быть клиентами бухсофт-онлайн. И все.

Кстати, есть идеи по модернизации этого. И Ваши связи могут это решить.

[Андрей М.]

Поделитесь? Можно в личку или аську, как удобнее?

2.
По сути есть проблема - в каждой компании нужен и есть документооборот, но не все это понимают и даже осознают. В простейшем случае документооборот - это общая папка на сервере где валяются документы. Когда документов становится много - их раскладывают по подпапочкам, а когда увеличивается число сотрудников - назначают права доступа.
И даже при таком подходе, который трудно назвать документооборотом, ибо это документосвалка, возникает много задач. Из них три основные - это поиск по документам, резервирование (желательно с историей версий) и отслеживание исполнение документа. В принципе поиск в документах неплохо реализован в windows, не все может найти ... но даже есть штатный TIFF фильтр с распознаванием в любой серверной редакции. Резервирование - периодическое архивирование, но чаще включение теневых копий и использование RAID-1 (до первой серьезной проблемы с потерей документов). По поводу исполнения, если проблема становится актуальной, заводят папочку типа Архив или Исполнено и документ перекладывается туда.
Возникает куча дополнительных проблем. Начиная от невозможности одновременного редактирования файлов, что приводит к их разным копиям, заканчивая потерей документа при заболевшем исполнителе.
Все что выше программно элементарно решается в SharePoint (бесплатная версия есть под любой сервер, но без поиска и с ограниченным функционалом рабочих процессов). Полноценный сервер SharePoint стоит кучу денег, много документов и пользователей приводит к необходимости крутого железа, что решает проблемы отказоустойчивости. Но с запуском Office365 весь этот функционал доступен за вполне разумные деньги каждому. А тот же шарик невероятно распрастранен на Западе, да и у нас. (Пример - на SharePoint построен публичный портал vtb24.ru, правда "публике" доступна малая часть)

Но после того, как все файлы сваливаются в кучу, после перехода на шарик получаем не просто историю версий, одновременное редактирование одного документа и кучу мелочей - хочется большего. И люди начинают использовать рабочий процесс. То есть - есть в организации человек, который принимает документ. После этого он кому-то отправляется, с ним что-то нужно сделать ... Но первое, он нужен в электронном виде. Например, секретарь, его оцифровывает ... и отправляет электронной почтой в почтовую папку SharePoint. Автоматически формируется задача - назначается ответственный, который должен решить, что делать с документом. Назначаются флаги и сроки (так если это обращение кого-то, то ставится первым исполнителем флаг и срок ответа 30 дней). Различным исполнителям приходят уведомления о сроках, руководителям о неисполнении, строится куча красивых диаграмм, классифицируются типы информации, меняются рабочие процессы ...

Кроме шарика в России используется куча средств, начиная от лотуса, заканчивая Парусом ... ну суть важно, это пример.

Теперь конкретнее, что я имел ввиду. Актуально под Вас.
Есть организация. Бухгалтерию на аутсорсинге. Хотя это полезно и для штатного бухгалтера. Итак, есть первичные документы. Первое - их нужно хранить. Второе, их должен обработать исполнитель. Третье, нужно знать, что уже обработано, а что еще нет, иначе бардак (а он у всех). Итак, бухгалтер в Сочи, руководитель на Канарах. Пришло бумажное письмо со счетом (грубо, но для примера сойдет). Секретарь ставит номер на письмо, кладет его в сканер, нажимает кнопочку "Е-Майл", счет сканируется и отправляется в папочку на сервер. И назначается задача руководителю. Он получает электронное уведомление на Канарах, и принимает решение. Нужно платить. Отправляет задачу бухгалтеру. Бухгалтер видит первичный документ. Может его проверить. Может завернуть задачу обратно - такой организации не существует, это подделка ... Может оплатить, сформировав задачи - нужны оригиналы документов, нужен договор, нужно ...

То что у Вас реализовано как обмен сделками - замечательно. Оно в этом случае облегчит работу бухгалтеру. Но это не то. Бухгалтер не сам принимает решение платить. А если по сканированным копиям делать распознавание, указав тип - было бы тоже неплохо. Интересует именно планирование задач. А в случае документаоборота, пусть примитивного, задачей является поступивший документ.

В Вашем случае очень бы надо наладить работу с аутсорсинговыми бухгалтерами. Они должны иметь доступ ко всей первичке. Некоторые бухгалтерские компании требуют привозить первичку им, и они сами ее хранят. Некоторые просто просят сканы и они потом теряются. Очень большая проблема, даже для штатных бухгалтеров, поднять старый документ, хотя бы увидеть как он выглядел. А заведение простейшего документооборота, заставит хранить документы по номерам, видеть их в любой момент времени откуда угодно, работать с ними кому угодно.

ЗЫ: Попутная задача. Выдали 2-НДФЛ сотрудникам за прошлый год. Через месяц приходит, еще просит. Можно его снова сформировать, и нет гарантий 100%, что он совпадет с первым. А можно поднять старый, распечатать, печать и выдать. Но старый - его еще найти нужно.

По первому пункту? Да все просто. Есть проблема обмена бухгалтерскими документами. Она есть у всех. Плюс сейчас в этом направлении вообще мощное движение. Рассмотрим простую проблему - счет. Обычно его формируют в программе, в виде PDF ... и отправляют. Почему PDF? Все просто. Нужно иметь три вещи:
1. Счет не должен отличаться от оригинала.
2. Нужно отправить все реквизиты.
3. Он является как-бы гарантийным письмом поставки товара/услуги.

По 2. Если отправлять все реквизиты, для оплаты этого достаточно распечатать электронное письмо. Счет же не является документом строгой отчетности, достаточно руководителю дать письменное распоряжение на нем. Он может взять чистый лист бумаги и написать - главбух, сделать оплату по таким реквизитам, основание - договор такой-то.

По 3. Нужно выполнение пункта 1.

ЗЫ: Кстати, я против, когда программа вставляет в счет печать. Это сразу делает счет отличным от оригинала, и с некоторыми контрагентами из-за этого бывают проблемы (Вы прислали в оригинальных документах другой счет! он отличается от Вашего скана). Редко, но бывают. Правильнее счет распечатать, поставить печать ... а затем в сканер - и в документооборот. Отправляется клиенту - ясно кто отправил, когда и как. Есть точная копия того, что отправили (не факт, что после второй распечатки не поменяются и цифры), и есть именно оригинал, который уйдет клиенту. Он уже готов. Но рынок просит, многие реализуют вставку печати.

И так почти со всей первичкой.

Итак, что такое счет. Это набор данных и их представление. Все. Некоторые данные стандартные и обязательные - это реквизиты, сумма, перечень товаров или услуг. Некоторые нет - логотипы, обязательства, требования оплатить еще вчера иначе нет на складе ...

В каком виде лучше всего передавать такие данные? Это формат XML. Как их тогда представить пользователю? Правильнее всего XSLT преобразование.
Есть второй вариант - использовать открытый XPS. Но он хоть и точнее PDF, открывается везде без искажений, есть бесплатный просмотрщик (хотя и браузер откроет) как-то не прижился. В PDF, Excel - нельзя дать полям адекватные имена, чтобы это были именно данные.

Итак, если вдруг, кто-то разработает стандарты всех первичных документов в формате XML, сделает простую программку формирующую внешний вид документа (а по сути XSLT - на выходе XSLT преобразования получаем и PDF и XPS ... но вероятно лучше HTML), то получаем любой документ в виде двух файлов. Первый - данные XML, второй не изменяющийся XSLT (один раз создать).

Если стандарт будет бесплатен, им начнут пользоваться другие. Тем более это будет удобно. Если договориться с другими игроками на рынке, они реализуют это у себя. Тем более это просто. Есть много людей, которые формируют теже счета сторонними программами, они будут рады бесплатной программе.

Получателю отправляется оба файла. Если "открыть" файл XML и в этой же папке лежит соответствующий XSLT и выходной формат HTML - откроется в браузере счет. Автоматически.

Ну и хорошие стандарты по открытой лицензии можно будет продвигать. Более того, часть уже так или иначе застандитизировано - нужно просто привести в человеческий вид, не меняя стандарт.

Ну и из XML файла, если известны имена полей, легко получаются все данные.
Сделать удобно, доступно, бесплатно - люди сами потянутся. И начнут требовать от своих производителей ПО поддержки.

Кстати. У Вас же и сейчас есть проблема - кастомизация первичных документов.
Тот же счет. Но и договор и ... кому-то логотипы, кому-то в два столбика (во втором перевод) кому-то ... и вообще, ГОСТ есть.
Сформировать XML с данными для счета - элементарно.
Осталось придумать XSLT представление, и возможность его править online (или при необходимости глубокой кастомизации загрузить свой XSLT). Тогда прямо в браузере откроется счет клиента!

Добавить внизу кнопочку - отправить по электронной почте. И будет отсылаться в этом формате. Предоставить сервис формирования счетов бесплатно, и дать рекламу по этому поводу - решается три задачи: реклама онлайн сервиса, привлечение новых клиентов (сегодня бесплатные счета, завтра платные сервисы, только не надоедать сообщениями - оплати), популяризация именно своего формата.

Дополнительно выложить документацию по формату, примеры ... и народ потянется. Модуль для интеграции в 1С. В текст письма ненавязчивую!!! рекламу для импорта счета в 1С вот тут приблуда, а в бухсофт вообще просто ...

Решаете как эту задачу, так и попутно другие. Разделяете код (данные) и дизайн шаблонов документов, что сильно упростит жизнь в будущем, особенно программистам. У клиентов появится возможность глубокой кастомизации своих документов.

[Андрей М.]

Один мой хороший приятель как-то написал статью. Вот тут оригинал http://www.elaw.ru/new_forum/viewtopic.php?f=21&t=14019 , первый раз она была опубликована в журнале "Консультант", потом ее в разных местах. Так вот, то, о чем Вы пишите, совершенно справедливо для... последнего этапа развития, причем в большой организации. На данный момент целевая аудитория БухСофт-Онлайн все же иная, согласитесь. И если определять приоритеты, то это НЕ создание системы внутреннего документооборота в том виде, что Вы предлагаете.
Однако, если отстраниться от моего мнения о предложенной системе (не высказываю по причинам, что опять что-то могу истолковать неверно), то почему бы предложенные задачи не решать имеющими средствами Планировщика Бухсофт-Онлайн.
1. Приходит документ, ставится задача (пусть с Канар или на Канары - не важно). Указанный документ прилагается к задаче в качестве приложения.
2. Задаче присваиваются необходимые параметры, срок, приоритет, назначается ответственный. При этом в каждой компании направления работы и требуемые результаты (критично важно с точки зрения управления) задаются индивидуально.
3. Задача выполняется. Если итогом задачи является некий документ - прикрепляется к задачи. После завершения - в архив, вместе с итоговым документом.
4. Нужно найти - поиск работает. Фильтры работают и будут дорабатываться.
Жду порции критики.

[Андрей М.]

Кстати. У Вас же и сейчас есть проблема - кастомизация первичных документов...

Эта задача уже решается . На всякий случай передал пост ответственному за это направление . Спасибо.

Критики? Это Ваш сервис. Вам решать. Нельзя объять необъятное, но вот по приоритетам ...

Хорошая статья, правильная. Но ничего нового

Система внутреннего документооборота не может быть при текущем развитии онлайн сервиса приоритетной. Это абсолютно ясно. Более того, это даже отдельный рынок, и вклиниться в него довольно тяжело. Много букв написал просто чтобы подробно описать смысл и ссылаться.

Но. Во-первых, может стоит подумать об интеграции. Не делать, а подумать Вашим разработчикам. И за основу с чем интегрироваться - думаю за основу office 365 взять. Так как очень распространен, возможно устанавливать SharePoint локально ... И что такое интеграция? Это по сути просто обмен данными. Ссылку поставить на документ в Skydrive Pro (не путать со Skydrive) - не проблема и существующей задаче. Только неудобно. А вот оттуда ссылку на задачу не поставишь - Ваша система закрыта, нет API, нет возможности ссылаться на внутренние документы снаружи корректно, на задачи, нет возможности единого входа (хотя бы альтернативных способов авторизации), для "прозрачной" работы.
Другой вид обмена - электронная почта. Очень распространен, широкие возможности интеграции. Все системы документооборота могут принимать сообщения электронной почты. А Ваша система не может принимать. Да и отправки по сути нет. Не нужно строить что-то мощное, крутое. Нужно сделать просто и эффективно, главное открытость и широкие возможности взаимодействия ... а если еще обернуть в красочную обертку (да мы полностью интегрированы с SharePoint, Вы получаете ...) ...

Во-вторых. Пункт 1. Приходит документ. Нужно - его отсканировать (может придти уже электронный). Далее - нужно открыть бухсофт-онлайн. Ручками создать задачу. Вложить в нее файл, а для этого отсканировать нужно на локальный компьютер, ничего не перепутать (а если листов несколько?). Ручками поставить параметры, которые для любого документа поступающего так в бухсофт однотипные.
Уведомить исполнителя (автоматически как проходит уведомление? У меня нет возможности проверить, так как новые задачи создавать не могу, а плодить тестовые аккаунты не хочу. Идеально - СМС, хорошо - электронное письмо).

А вот 3, 4 - да уже реализовано. Нужно немного допилить (но Вы это уже делаете). И это уже может мелочи. Для профиля среднего клиента бухсофт - наверняка хватит.

Теперь, что предлагаю. Ставите свой почтовый сервер (только SMTP для данной задачи). Для этого достаточно штатного, что есть в Windows Server, простейшие под линукс ... Каждый клиент может создать сколько угодно почтовых ящиков вида Адрес удалён. И привязать их к шаблону задачи. При поступлении письма на этот адрес автоматически формируется задача по указанному шаблону. В задачу вкладываются все вложения и текст письма (если указано вкладывать). Фактически: секретарь знает, пришел счет, положи в сканер, нажми кнопку 1, договор - кнопку 2. Решаются пункты 1 и 2 быстро и автоматически. Более того, попробовав, уже будет тяжело отказаться, ибо это не муторно и легко. Задача будет создана. Люди начнут и будут использовать этот сервис, появится конкретная обратная связь.

А по фильтрам. Сейчас можно открыть контрагента и увидеть все задачи по нему? Все счета, все документы. А ведь если пришел счет, значит прошла оплата ... значит все указано.

А ответить на вопрос, когда контрагент и как был проверен? (Кстати, вот тут Вы проигрываете и Контуру, и Кнопке. Там получить данные - легко)

Не нужен супер документооборот, нужна удобная штука для отслеживания текущих задач глубоко привязанная и к торговле и к бухгалтерии и к сервису проверки (когда он появится) и к переписке с организациями через Астрал, как в свободной форме так и отправке отчетов ...

ЗЫ: неужели что-то не так пишу или говорю что нужно сделать очень много?

[Alexander]

Вклинюсь, извините... Мне все это сильно напоминает одну из самых распространенных систем Redmine. Там все это есть и бесплатно.

Ну это форум, он как раз для "вклинивания"

То что сейчас реализовано как планировщик задач можно получить бесплатно во многих местах и с гораздо большим функционалом. На порядок большим функционалом даже за меньшие деньги (но уже будет зависеть от числа сотрудников, тут у бухсофта небольшое ценовое преимущество)

Как я понимаю, основная фишка - интеграция с существующими системами. Но даже простых вещей нет. Например, как привязать задачу к конкретному контрагенту?

Так что на данный момент, эту штуку вообще непонятно зачем и как использовать - кругом одни сложности и неудобства, даже если бы она была бесплатной. (Интересно вообще кто-нибудь использует? Именно использует, а не платит за нее)

Но сделав даже простые изменения, штука становится полезной. Немного упростив процедуры "входа" выйти уже не получится, начнется активное использование. (Это как в Египте. Сесть на верблюда - бесплатно, покататься - тоже. А вот слезть - за деньги. Принципы везде одинаковые.)