Объявление

Свернуть
Пока нет объявлений.

Авансовые отчеты

Свернуть
X
  • Фильтр
  • Время
  • Показать
  • Сортировать
  • Упорядочить по
Очистить всё
новые сообщения

  • Авансовые отчеты

    Инструкция к программе БухСофт: Предприятие
    Инструкция в программе: БухСофт: Предприниматель

    Общие сведения

    Форма "Авансовые отчеты" открывается из основного меню Учет/ Учет покупок и продаж/ Авансовые отчеты, а также из формы Учет покупок/ Отчеты/ Авансовые отчеты.

    Все первичные сведения об авансовых отчетах заводятся в форме "Учет покупок" Если какой-либо документ (накладная, счет-фактура, счет и т.д.) был оплачен подотчетным лицом, то в Учете покупок/ Оплата указывается счет 71, вид документа «Авансовый отчет» и фамилия подотчетного лица (при работе с «Обычной сделкой» или с видом сделки «Авансовый отчет»).
    Для того, чтобы просмотреть в Учете покупок документы, формирующие авансовый отчет, предусмотрена возможность перехода от режима просмотра "Поставщики" к режиму "Авансовые отчеты". Для этого просто поставьте курсор на кружочек "Авансовые отчеты" в шапке верхней таблицы.



    Если подотчетным лицом были оплачены несколько документов и они все должны попасть в один авансовый отчет, в закладке «Оплата» у всех документов должны быть проставлены одинаковые номер авансового отчета, дата и ФИО подотчетного лица.
    Если даты оплаты и дата авансового отчета не совпадают, нужно:
    - перейти в режим просмотра "Авансовые отчеты";
    - в нижней части таблицы Учет покупок/ Оплата проставить реальную дату оплаты;
    - в верхней части таблицы проставить дату и номер авансового отчета.

    Таким образом, в форму «Авансовые отчеты» попадают уже сгруппированные документы, т.е. если в Учете покупок обнаружены несколько документов, у которых совпадают номер, дата и ФИО подотчетного лица, то они суммируются и попадают в форму «Авансовые отчеты» одной строкой (как один авансовый отчет). При внесении изменений в форму «Учет покупок» обновляется и форма «Авансовые отчеты».



    Сведения о выдаче подотчетных сумм (а также о возврате или перерасходе) заводятся в формах учета денежных средств («Касса», «Банк») и оттуда подтягиваются в форму «Авансовые отчеты/ Операции по авансовому отчету». Проводки на возврат/ перерасход могут быть сформированы непосредственно из формы «Авансовые отчеты». Для этого внизу предусмотрена закладка «Параметры авансового отчета», в которой можно настроить корреспондирующий счет и дату формирования проводки. Проводки, сформированные непосредственно из формы "Авансовые отчеты", выделены жирным шрифтом.

    Внимание! При изменении данных об авансовом отчете в форме «Учет покупок» – дата, номер или ФИО подотчетного лица – все проводки, сформированные в форме «Авансовый отчет» по данному документу удаляются. Проводки, сформированные в Кассе или Банке, сохраняются, но отвязываются от документа. Их можно просмотреть в режиме «Показать свободные операции».

    Каждой проводке из раздела «Операции по авансовому отчету» присваивается один из трех статусов:
    - «Получено» (присваивается всем проводкам Д. 71 К. 50 (51) сформированным из «Кассы» («Банка»);
    - «Возврат» (присваивается всем проводкам Д. 50 (51) К.71 сформированным из «Кассы» («Банка») или непосредственно из формы «Авансовые отчеты»);
    - «Перерасход» (по умолчанию присваивается только проводкам Д.71 К.50 (51) сформированным из формы «Авансовые отчеты», но для любой кассовой проводки при необходимости статус «Получено» может быть исправлен на статус «Перерасход»).



    При первом запуске формы «Авансовые отчеты» все кассовые (банковские) операции со счетом 71 распределяются между авансовыми отчетами. Для этого год поделен на расчетные периоды:
    - первый период – с начала года до даты первого авансового отчета включительно;
    - последующие периоды – с даты предыдущего авансового отчета по дату текущего авансового отчета включительно.
    К каждому авансовому отчету относятся только те кассовые проводки, которые попали в его расчетный период.

    Например, есть две проводки от 12.01.2009 Д. 71.1 К. 50 (выданы подотчетные средства) и аналогичная проводка от 20.01.2009. Кроме того, есть авансовый отчет от 15.01.2009 г. Первая проводка будет автоматически привязана к данному авансовому отчету. Вторая проводка будет привязана к следующему авансовому отчету, либо, если авансового отчета нет, останется свободной.



    Поскольку программа не может достаточно точно «угадать» какая кассовая операция к какому авансовому отчету относится, а также определить статус проводки Д.71 К. 50 – выдача под отчет или компенсация перерасхода, рекомендуется проверить насколько правильно кассовые операции привязаны к авансовым отчетам и при необходимости скорректировать данные.

    Корректировка производится следующим образом:
    - необходимо открепить проводку от текущего авансового отчета – снимаем галочку в первом поле закладки «Операции по авансовому отчету»;
    - необходимо прикрепить проводку к выбранному авансовому отчету – выбираем режим «Показать свободные» (свободными считаются кассовые операции не прикрепленные ни к одному авансовому отчету) или "Показать все операции" и ставим галочку в первом поле рядом с выбранной проводкой.



    После того как первичная взаимоувязка кассовых данных и авансовых отчетов произведена, в режиме «Показать свободные» Вы будете видеть только последние проводки на выдачу средств подотчетному лицу, с которым работаете в текущий момент.

    Форма предусматривает возможность работы в двух режимах просмотра операций:
    - со всеми авансовыми отчетами одновременно;
    - с авансовыми отчетами для определенного подотчетного лица (для этого вверху формы есть поле «ФИО», в котором из выпадающего списка нужно выбрать фамилию интересующего подотчетного лица, для того чтобы вернуться в общий режим нужно нажать крестик рядом с фамилией).

    По данным формы на печать могут быть выведены:
    - Авансовый отчет;
    - Реестр авансовых отчетов.

    Заполнение полей

    Поле «Израсходовано» равно сумме оплат, из отобранных в Учете покупок документов, относящихся к данному авансовому отчету.

    Поле «Получено» в поле суммируются проводки из закладки «Операции по авансовому отчету», у которых стоит признак «Получено».

    Поле «Возврат/ Перерасход» - в число операций для авансового отчета может быть добавлена только одна операция со статусом «Возврат» или со статусом «Перерасход» (это связано с унифицированной формой авансового отчета, которая не допускает более одной записи на возврат или перерасход). Если это операция «Возврат», то она попадает в верхнюю таблицу со знаком «-«, если перерасход – со знаком «+». Если выбрано более одной такой операции, то в форме они будут суммированы, но на печать авансовый отчет выводиться не будет и появится сообщение о необходимости проведения корректировки кассовых операций.

    Поле «Остаток» - это задолженность, оставшаяся за подотчетным лицом, после проведения всех операций по авансовому отчету.
    Поле «Остаток» рассчитывается как остаток по предыдущему авансовому отчету (если это первый авансовый отчет, то остаток на начало года) + «Получено» - «Израсходовано» - «Возврат» + «Перерасход». Если получившаяся сумма с минусом – возник перерасход; если с плюсом – на руках у подотчетного лица остался остаток подотчетных средств.
    Вложения
    Последний раз редактировалось Елена Н.; 19.10.2009, 18:03.
    Благодарны за использование функции ПОИСК ПО ФОРУМУ

реклама

Свернуть
Обработка...
X